La déclaration dépend de l'origine du sinistre :
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Si le sinistre prend naissance dans les parties communes (par exemple, fuite d'une canalisation collective, chute d'une tuile), c'est le syndic de copropriété qui doit faire la déclaration auprès de l'assureur de l'immeuble.
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Si le sinistre provient d'une partie privative (par exemple : fuite d'un robinet dans un appartement), c'est le copropriétaire concerné qui doit déclarer le sinistre à son propre assureur.
Le contrat d'assurance collectif souscrit par le syndic ne couvre pas les sinistres dont l'origine est privative, même s'ils ont causé des dégâts dans les parties communes ou chez d'autres occupants.
En cas de sinistre affectant plusieurs lots (logements ou parties communes), et si le montant des dommages matériels est inférieur ou égal à 5 000 € hors taxes (HT), la convention IRSI s'applique. Elle désigne un assureur gestionnaire unique, chargé de coordonner l'expertise, la recherche de fuite (en cas de dégâts des eaux) et l'indemnisation. Cela permet de simplifier les démarches, même si plusieurs assureurs sont impliqués.
Si le montant des dommages dépasse 5 000 € HT, la convention IRSI ne s'applique pas. Chaque assureur intervient alors selon son propre contrat et ses responsabilités, ce qui peut entraîner des procédures plus longues ou des expertises contradictoires.